Vergaderen, vergaderen, vergaderen
Ik weet nooit wat men leuker vindt; klagen over het feit dat er zo veel vergaderd wordt of het vergaderen zelf. Opvallend is in ieder geval dat het bij een heel aantal klanten het bijna onmogelijk is om een losse afspraak in te plannen, omdat er simpelweg geen ruimte is in de agenda. Deze is van het begin tot eind gevuld met vaste vergaderingen.
3x waarom
En wat mij daarin opvalt is dat er hoogstzelden de vraag wordt gesteld: Waarom? Waarom hebben we deze vergadering eigenlijk? Wat is het doel en doen we dat ook? Is deze vergadering daarvoor nodig of kan het ook anders? Waarom ben ik bij deze vergadering? Is mijn aanwezigheid wel zo belangrijk? Welke ramp gebeurt er als ik er niet bij ben en voor wie is dat rampzalig? Kan ik mijn bijdrage ook anders/ efficiënter leveren? Waarom hebben we deze vergadering op dit moment, in deze frequentie voor deze duur? Opmerkelijk is het dat vergaderen bijna altijd in een vast ritme gebeurt, ongeacht de agenda en altijd even lang duren. Is dat niet raar?
Eigenaarschap
Slaafs slepen we ons van de ene vergadering naar de ander zonder al te veel stil te staan bij bovenstaande vragen, zo blijkt uit de lange stiltes die vallen als ik mijn opdrachtgevers bovenstaande vragen stel. Voorzitters die zich in het zweet werken tijdens een vergadering om alle punten er binnen de gegeven tijd doorheen te rammen, maar in voorbereiding weinig betrokkenheid tonen bij het opstellen van de agenda en alles overlaten aan de secretaris. En deelnemers die wel klagen, maar zelf geen enkel eigenaarschap tonen of openlijk reflectief zijn. Sterker nog het aantal telefoons dat wordt gecheckt tijdens vergaderingen of mails verstuurd is ongekend. En dat, dat is een teken dat het anders moet. Doe er wat mee!
Wat dan en wie dan?
Dat maakt eigenlijk helemaal niets uit. Iedereen die last heeft van de vergaderzucht om welke reden dan ook is het aan zichzelf, zijn collega’s en de organisatie als geheel verplicht om de vragen stellen; waarom? Al doet de organisatie als geheel er natuurlijk goed aan om regelmatig het geheel aan overleggen te evalueren op inhoud, proces en cultuur. Het is namelijk een spiraal. Een slecht (lopende) vergadering heeft een negatieve invloed op het resultaat, heeft een negatieve invloed op sfeer tijdens vergaderingen, hetgeen weer een negatieve invloed heeft op verloop van de vergadering etc. En voor je het weet: vergader je veel en gebeurt er weinig.
Meer weten?
SmitsVanLoon helpt bij het evalueren, vormgeven en invullen van overlegstructuren die werken. Nieuwsgierig? Neem contact op.
ln.no1733860243olnav1733860243stims1733860243@nool1733860243navst1733860243ims1733860243
Fransien Smits – Meijer
0031 (0)6 308 52 254
Jeroen van Loon
0031 (0)6 551 96 551
Gerelateerde berichten
2 april 2024
Slimme zakelijke samenwerking: ontdek de voor- en nadelen
Smits van Loon focust op wat samenwerking nu werkelijk…
5 februari 2023
We werken zo hard en toch halen we onze deadlines niet
De werkwijze is een traject waarbij coaching van de…
22 september 2020
De impact van Corona: hoe werkt mijn team op afstand?
Was het heel gewoon om elkaar dagelijks te ontmoeten, sinds…
22 september 2020
Managen op afstand: leidinggeven in tijden van Corona
De werkwijze is een traject waarbij coaching van de…
22 september 2020
Aanpassen van de bedrijfsstrategie als gevolg van Covid-19?
De komst van Covid-19 heeft in sneltreinvaart voor…
22 september 2020
Hoe ga ik om met stress? Overeind blijven onder druk
De komst van Covid-19 heeft in sneltreinvaart voor…
22 september 2020
Teamontwikkeling in het Openbaar Bestuur
De komst van Covid-19 heeft in sneltreinvaart voor…
22 september 2020
Het kriebelde al langer: ooit wil ik een eigen bedrijf…
De werkwijze is een traject waarbij coaching van de…
22 september 2020
Hoe leid ik en verbind ik? Strategie & Leiderschap voor senior managers
De komst van Covid-19 heeft in sneltreinvaart voor…
22 september 2020
Wie ben ik? Waarom doe ik wat ik doe? Hoe wil ik leven? Coaching op Identiteitsniveau
De komst van Covid-19 heeft in sneltreinvaart voor…